Компания с сайтом company.ee и почтой вида company.info@gmail.com выглядит несерьёзно, и это заметно клиентам. Но дело не только в имидже: письма с бесплатных ящиков хуже проходят фильтры, если в них есть ссылки и вложения, а при уходе сотрудника доступ к переписке часто теряется навсегда.
Что выбрать
Первый вариант - почта, включённая в хостинг сайта. Она бесплатна и настраивается за пять минут, но интерфейс обычно устаревший, а репутация IP-адреса общая с сотнями других клиентов хостера. Для одного ящика с редкой перепиской этого достаточно.
Второй вариант - Google Workspace или Microsoft 365. Платно за каждого пользователя, зато привычный интерфейс, надёжная доставка, общий календарь и документы. Для команды от трёх человек это обычно оправданный выбор, и на нём не стоит экономить.
Третий вариант - собственный почтовый сервер. Он даёт полный контроль и не требует ежемесячной платы за пользователей, но требует внимания к обновлениям и репутации адреса. Имеет смысл, когда ящиков много или есть требования к хранению данных на своём оборудовании.
Три записи, без которых письма уходят в спам
Запись SPF перечисляет серверы, которым разрешено отправлять письма от имени вашего домена. Если её нет, любой может подписаться вашим адресом, и почтовые системы это знают, поэтому относятся к таким письмам с подозрением.
Подпись DKIM добавляет к каждому письму криптографическую подпись, которую получатель проверяет по ключу в DNS. Она подтверждает, что письмо не подделали и не изменили по дороге. Настраивается на стороне почтового сервиса, а в DNS добавляется одна запись.
Политика DMARC говорит принимающим серверам, что делать с письмами, не прошедшими проверку: пропустить, отправить в спам или отклонить. Начинать стоит с мягкого режима наблюдения, а через пару недель, убедившись по отчётам, что все ваши рассылки настроены верно, переходить к жёсткому.
- MX - куда доставлять входящую почту
- SPF - кому разрешено отправлять письма от имени домена
- DKIM - подпись, подтверждающая подлинность письма
- DMARC - что делать с письмами, не прошедшими проверку
- PTR - обратная запись для собственного сервера, настраивается у провайдера
Организационные мелочи
Заводите общие адреса вроде info@ и sales@ как группы, а не как личные ящики. Тогда письма видят несколько человек, и уход одного сотрудника не приводит к потере переписки с клиентом. Это же спасает во время отпусков.
Отдельно проверьте, с какого адреса уходят письма с сайта: подтверждения заказов, уведомления о заявках. По умолчанию многие CMS отправляют их с технического адреса хостинга, который не проходит проверку SPF. Такие письма регулярно оседают в спаме, а бизнес считает, что заявок просто нет.
Проверить настройку легко: отправьте письмо на свой личный ящик в Gmail и посмотрите оригинал сообщения. В заголовках должно быть три отметки pass - для SPF, DKIM и DMARC. Если хотя бы одна из них fail, часть ваших писем клиенты не увидят.